KLAUZULA INFORMACYJNA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH PRZEZ ADMINISTRATORA W PRZYPADKU ZBIERANIA DANYCH OD OSOBY, KTÓREJ DANE DOTYCZĄ

SZKOŁA PODSTAWOWA IM. ORŁA BIAŁEGO W CZERNINIE

PRACOWNICY ZATRUDNIENI NA PODSTAWIE UMOWY O PRACĘ – REALIZACJA PRACY ZDALNEJ W ZWIĄZKU Z COVID-19

KLAUZULA INFORMACYJNA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH PRZEZ ADMINISTRATORA W PRZYPADKU ZBIERANIA DANYCH OD OSOBY, KTÓREJ DANE DOTYCZĄ

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych), (Dz. Urz. z 04.05.2016 r. UE L119, s.1 do 88), dalej RODO, informuję, że:

1) Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Szkoła Podstawowa im. Orła Białego w Czerninie, 78-113 Dygowo, Czernin 29, e-mail: spczernin@op.pl, tel. +48 94 358 43 70, w imieniu, której działa Dyrektor Szkoły, zwana dalej Administratorem;

2) Dane kontaktowe do inspektora ochrony danych: Dariusz Florek, adres poczty elektronicznej e-mail: iod@dygowo.pl ;

3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą przez Administratora w celach:

1. Przygotowania i realizacji umowy o pracę zawartą z pracownikiem – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – przez okres trwania umowy;
2. organizacji i zarządzania pracy pracowników – w zakresie niezbędnym wynikającym z Kodeksu pracy – przez okres zatrudnienia;
3. wyliczania i wypłaty wynagrodzeń – w celu realizacji obowiązku wynikającego z Kodeksu pracy (art. 6 ust. 1 lit. c), art. 9 ust. 2 lit. b) RODO) – przez okres zatrudnienia;
4. potrąceń z wynagrodzenia – w celu realizacji obowiązków w zakresie egzekucji z wynagrodzenia wynikających z Kodeksu pracy, Kodeksu postępowania cywilnego, ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, ustawy o komornikach sądowych (art. 6 ust. 1 lit. c) i art. 9 ust. 2 lit. f) RODO) – przez 3 lata od ostatniego potrącenia;
5. realizacji obowiązków pracodawcy wobec pracowników wynikających z ogólnie obowiązujących oraz wewnętrznych przepisów prawa pracy – w celu realizacji obowiązków pracodawcy wynikających z Kodeksu pracy i innych przepisów prawa pracy (art. 6 ust. 1 lit. c), art. 9 ust. 2 lit. b) RODO) – przez okres zatrudnienia;
6. realizacji obowiązków BHP – w celu realizacji obowiązków pracodawcy wynikających z Kodeksu pracy, rozporządzenia w sprawie w sprawie ogólnych przepisów bhp i innych przepisów prawa pracy (art. 6 ust. 1 lit. c), art. 9 ust. 2 lit. b) RODO) – przez 10 lat od ustania zatrudnienia;
7. prowadzenia akt pracowniczych – w celu realizacji obowiązków pracodawcy wynikających z Kodeksu pracy, ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobów prowadzenia akt osobowych pracownika (art. 6 ust. 1 lit. c) art. 9 ust. 2 lit. b) RODO) – przez 50/10 lat po ustaniu zatrudnienia;
8. realizacji obowiązków wobec ZUS – w celu realizacji obowiązków płatnika składek emerytalno-rentowych wynikających z ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (art. 6 ust. 1 lit. c), art. 9 ust. 2 lit. b) RODO) – przez 50/10 lat po ustaniu zatrudnienia w zakresie przechowywania dokumentów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty;
9. realizacji obowiązków podatkowych – w celu realizacji obowiązków płatnika podatku dochodowego wynikających z Ordynacji podatkowej, ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i innych przepisów podatkowych (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO) – przez 5 lat od końca roku kalendarzowego;
10. obowiązków księgowo-rachunkowych – w celu realizacji obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości, Ordynacji podatkowej oraz ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO) – przez 5 lat od końca roku rozliczeniowego, w którym nastąpiło zdarzenie;
11. zapewnienia ciągłości działania – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu pracodawcy (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO) polegającego na ochronie swoich interesów gospodarczych w zakresie możliwości dalszej realizacji zadań po ustaniu zatrudnienia z pracownikiem, który dotychczas je realizował – przez okres niezbędny do przejęcia tych obowiązków przez innego pracownika, lecz nie dłużej niż przez 3 miesiące po ustaniu zatrudnienia;
12. dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu pracodawcy (art. 6 ust. 1 lit. f), art. 9 ust. 2 lit. f) RODO) polegającego na wstępowaniu w sprawach sądowych, na podstawie przepisów Kodeksu pracy, Kodeksu cywilnego oraz Kodeksu karnego lub innych właściwych przepisów – przez 3 lata od ustania zatrudnienia, a w przypadku toczącego się postępowania – przez okres trwania postępowania do czasu jego prawomocnego zakończenia oraz do czasu przedawnienia roszczeń;
13. prowadzenia szczególnego nadzoru nad miejscem pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring CCTV) – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu pracodawcy (art. 6 ust, 1 lit. f RODO) – polegającego na zapewnieniu bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia oraz zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę oraz w celu realizacji uprawnienia zawartego w ustawie Kodeks pracy – przez okres jednego miesiąca, nie dłużej jednak niż przez 3 miesiące od nagrania obrazu;
14. pracowników w związku z wykonaniem obowiązków pracodawcy w zakresie współdziałania z zakładowymi organizacjami związkowymi, w tym w zakresie konsultacji w indywidualnych sprawach ze stosunku pracy – w zakresie niezbędnym do wypełniania obowiązków pracodawcy wynikających z przepisów ustawy Kodeks pracy, ustawy o społecznej inspekcji pracy oraz ustawy o związkach zawodowych (art. 6 ust, 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. c RODO) – przez okres zatrudnienia w ramach bieżących działań pracodawcy;
15. realizacji i wypełniania obowiązku prawnego ciążącego na Szkole na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO oraz jest niezbędne do wykonywania zadania realizowanego w interesie publicznym na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e) RODO, tj. obsługi przez administratora pracowników w zakresie wypełnienia obowiązku wynikającego z przepisów prawa oświatowego w związku z przepisami ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych i rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej z dnia 20.03.2020 r. w sprawie szczególnych rozwiązań w okresie czasowego ograniczenia funkcjonowania jednostek systemu oświaty w związku z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 oraz rozporządzeń zmieniających, związanego z organizacją obowiązku szkolnego, pracy zdalnej i prowadzenia kształcenia na odległość;
16. w pozostałym zakresie na podstawie odrębnej, dobrowolnej i opcjonalnej zgody kandydata wyrażonej przez wyraźne działanie potwierdzające, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – do momentu cofnięcia wyrażonej odrębnie i dobrowolnie zgody, przy czym pozostanie to bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych, którego dokonano przed jej cofnięciem;

4) Pani/Pana dane osobowych pozyskane w procedurze organizacji i zarządzania pracą nie będą przekazywane innym odbiorcom, chyba, że obowiązek taki:

1. wynika z obowiązujących przepisów prawa, wówczas odbiorcami danych osobowych będą m.in. ZUS, NFZ, urzędy pracy, Krajowa Administracja Skarbowa, PFRON, komornicy sądowi, Państwowa Inspekcja Pracy, Państwowa Inspekcja Sanitarna, banki i inne organy państwowe;
2. gdy jest to niezbędne dla realizacji potrzeb pracodawcy będących konsekwencją zawartego stosunku pracy;
3. gdy jest to niezbędne do realizacji umów handlowych zawartych przez administratora – partnerom handlowym, kontrahentom i klientom – wyłącznie w zakresie danych służbowych, a w pozostałym zakresie wyłącznie po uzyskaniu odrębnej, dobrowolnej zgody pracownika;
4. operatorom pocztowym, firmom kurierskim;
5. przewoźnikom;
6. dane mogą być także przekazywane innym podmiotom, zapewniającym obsługę teleinformatyczną, administracyjną, techniczną i informatyczną Administratora, a w szczególności podmiotom administrującym systemami informatycznymi, serwisujących sprzęt informatyczny, zapewniającym transport dokumentów i nośników elektronicznych, zapewniającym niszczenie dokumentów i nośników elektronicznych, podmiotom zapewniającym obsługę księgową, kadrowo-placową, usług drukarskich oraz podmiotom zapewniającym obsługę prawną i doradczą. Przekazywanie danych realizowane będzie na podstawie zawartych umów, w tym powierzenia przetwarzania danych, a podmioty przetwarzające mogą je przetwarzać jedynie na polecenie Administratora, co należy rozumieć w ten sposób, że nie są uprawnione do przetwarzania tych danych we własnych celach.

5) Pani/Pana dane osobowe w postaci wizerunku, danych identyfikacyjnych i danych kontaktowych mogą być przekazywane do państwa trzeciego – Stanów Zjednoczonych Ameryki /organizacji międzynarodowej w ramach korzystania przez Szkołę z usług serwisów społecznościowych, przestrzeni dyskowej w chmurze informatycznej i zawartego w nich oprogramowania i systemów informatycznych – poczta elektroniczna, G Suite – Classroom, Messenger i Facebook następujących firm: Google i Facebook na podstawie:

1. na podstawie zgody, wyrażonej w sposób dobrowolny, konkretny, świadomy i jednoznaczny jako okazanie woli w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwalającego na przetwarzanie danych osobowych na ww. profilach społecznościowych,
2. zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi, w celach związanego z organizacją obowiązku szkolnego, pracy zdalnej i prowadzenia kształcenia na odległość, ze szczególnym uwzględnieniem praw osób, których dane dotyczą;
3. na podstawie decyzji Komisji Europejskie stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony: Decyzja w sprawie Tarczy Prywatności UE-USA przyjęta w dniu 12 lipca 2016 r., z dniem rozpoczęcia obowiązywania od 1 sierpnia 2016 r.

Może Pan / Pani uzyskać kopię danych osobowych zawartych na Profilach wymienionych Firm przekazywanych do państwa trzeciego zgodnie z opisanymi Zasadami dotyczącymi danych serwisów: Google i Facebook lub bezpośrednio po zalogowaniu się do serwisów i profili społecznościowych.

6) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres do czasu zakończenia zatrudnienia, a po jego zakończeniu, będą przetwarzane do celów archiwalnych i przechowywane przez okres wynikający z przepisów prawa i wewnętrznych regulacji dotyczących archiwizowania danych, w tym instrukcji kancelaryjnej, obowiązujących u administratora w tym zakresie.

7) posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych w tym do otrzymania kopii swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem, a nie na podstawie przepisów uprawniających administratora do przetwarzania tych danych;

8) ma Pan/Pani prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), w następujący sposób:

• Listownie: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, Stawki 2, 00-193 Warszawa;
• Przez elektroniczną skrzynkę podawczą dostępną na stronie: https://www.uodo.gov.pl/pl/p/kontakt;
• Telefonicznie: (22) 531 03 00;

9) podanie przez Pana/Panią danych osobowych jest:

1. a) wymogiem dobrowolnym, gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody pozyskanej od osoby, której dane dotyczą w myśl art. 6 ust. 1 lit. a) RODO;
2. b) wymogiem ustawowym, gdy przesłanką przetwarzania danych osobowych jest przepis prawa w myśl art. 6 ust. 1 lit. c) oraz art. 9 ust. 2 lit. b) i f) RODO;
3. c) wymogiem obowiązkowym, gdy przesłanką przetwarzania danych osobowych jest zawarta umowa lub chęć jej zawarcia w myśl art. 6 ust. 1 lit. b) lub gdy przesłanką jest prawnie uzasadniony interes administratora w myśl art. 6 ust. 1 lit. f) oraz art. 9 ust. 2 lit. f) RODO.

Jest Pan/Pani zobowiązany/a do ich podania, a konsekwencją niepodania danych osobowych może być naruszenie przepisów prawa lub odmowa ze strony Administratora zawarcia umowy.

10) Pani/Pana dane nie podlegają procesom zautomatyzowanego przetwarzania danych.